Best Practice für eine gute Veranstaltung
Plant man eine Veranstaltung mit mehreren Workshops an einem Ort (z. B. in einem Workshop-Zelt), kann man ein paar Dinge vorher organisieren, die den reibungslosen Ablauf verbessern helfen.
Dazu ruft man auf, dass Freiwillige beim Programmablauf mitzuhelfen. Diese brauchen keine Vorkenntnisse oder besonderen Fähigkeiten.
Hauptsächlich geht es darum, dass jemand anwesend ist und sich zuständig fühlt für Dinge wie…
- darauf achten, dass die Vortragenden nicht überziehen
- darauf achten, dass sich die Workshop-Gruppen nicht in die Quere kommen
- darauf achten, dass nach einem Workshop der Raum hinterlassen wird, wie er vorgefunden wurde (bzw. so, dass andere sich nicht gestört fühlen)
- den Vortragenden ggf. assistieren, damit sie sich auf die Inhalte konzentrieren können
Kontakt und Absprache
Kontaktmöglichkeit nennen (Email, Telefon, Vorbereitungstreffen etc.).
Freundlich und offen für jede Art von Hilfe
Es wäre schön, wenn sich vor Veranstaltungsbeginn Leute finden, die sowieso planen, etwas Zeit am oder im Workshop-Zelt zu verbringen und die bereit sind, das Planungsteam vor Ort zu unterstützen. Dazu noch abfragen, für wie lange/zu welchen Zeiten jemand helfen mag, falls man sich das grundsätzlich vorstellen kann. Offen und unverbindlich bleiben, bis sich jemand committet (also fest zusagt und dann zuverlässig die Aufgabe übernimmt).
PS: Abgeguckt bei den Haecksen vom CCC ;-) und etwas ergänzt in der Zeitungsredaktion.
Maria