Dokumente managen

Dokumenten-Management

CoverVorab: Das Thema in ein einziges Buch zu packen, das ist mal gar nicht einfach. Es ist so weit und groß und die Anforderungen gehen je nach Umfeld so weit auseinander, dass es wirklich schwierig ist, hier eine geeignete Hilfestellung zu Papier zu bringen.

Das Buch (oder wie der Verlag sagt: Kompendium) behandelt recht umfassend alle wesentlichen Fragen des Dokumentenmanagements. Wie umfassend, das erkennt man u. a. daran, dass außer den rechtlichen Rahmenbedingungen für Deutschland auch die für die Schweiz ausführlich dargestellt sind. Auf insgesamt gut 50 Seiten.

Die Beschreibung von Funktion, Anwendung und Nutzen von DMSs (Dokumentenmanagementsystemen) bildet einen Schwerpunkt. Die Autoren liefern das Wissen, das für eine  Lösungsimplementierung erforderlich ist. Neben den Informationen über die Funktionsweise von DMS bekommt die geneigte Leserin noch Unterstützung, um Systemalternativen zu beurteilen. Mehrere Anwenderberichte veranschaulichen unterschiedliche Projektschwerpunkte und -ansätze.

Das Buch wurde für diese Neuauflage umstrukturiert und umfassend überarbeitet: Technische Entwicklungen wie Cloud-Computing, NoSQL-Datenbanken, Big Data und Event Driven Architecture werden jetzt ebenfalls aufgegriffen. Das Rechtskapitel ist auch auf der Höhe der Zeit. Neu ist das Thema Anforderungsanalyse.

Was mir gefällt, sind die vielen verschiedenen Perspektiven. Es geht eben nicht nur darum, eine Art Dokumentendatenbank zu installieren. Es geht um Anwendungsgebiete mit jeweils eigenen Problemstellungen, um Prozesse und Arbeitsabläufe, in denen Dokumente eine Rolle spielen. Dass das hier berücksichtigt ist, ermöglicht es, dass ich auch mal Fachanwender*innen die Lektüre empfehlen kann.

Weniger schön ist, dass scheinbar unsicher aus dem Englischen übersetzt wurde. Oder was haltet Ihr von „körperliche Ablage“, wenn von Papierdokumenten die Rede ist? Ich hätte da doch eher von physisch oder physikalisch oder meinetwegen auch von „im Aktenschrank“ gesprochen. Oder, wie im Buch an anderer Stelle, von analoger und digitaler Ablage.

Die Nutzung als Nachschlagewerk fällt mir schwer, weil ich durch Layout, Betitelung, Grafiken und andere Elemente nicht gut geleitet werde. Leider ist mir auch für einige Grafiken nicht ersichtlich, was genau sie mir als Leserin näher bringen sollen. Besonders diejenigen, die ich im Text als Vermerk nicht wiedergefunden habe. Gut, vielleicht sind manche auch als selbst erklärend eingestuft worden, z. B. die vom „traditionellen Workflow“, bei der über einem Pfeil von links nach rechts verschiedene MS-Cliparts nebeneinandergestellt sind, von einer Schreibmaschine über einen Stempel bis hin zu einem Aktenschrank. Okay, soweit kann ich nach einigem Nachdenken folgen. Auch wenn ich mal gelernt habe, dass jede Grafik im Text zumindest erwähnt sein sollte… Wozu auch sonst die Grafiken durchnummerieren? Naja, schade, sonst gab es schon mal qualitativ bessere Bücher bei dpunkt. Vielleicht mal einen professionellen Schreiber oder eine geübte Texterin drübersehen lassen für die nächste Auflage?

Insgesamt wirkt das Kompendium auf mich genauso, wie der Begriff sich auch übersetzen lässt: Zusammengesetzt. Nicht ganz schlecht, aber ohne einheitliche „Stimme“ an die Leserin. Hm… vielleicht sind fünf Autoren doch ein bisschen viel?

Fazit: Ein einheitlicherer Eindruck wäre gut; ansonsten fürs erste Bekanntmachen mit den einschlägigen Begriffen brauchbar

Themen

  • Begriffsdefinitionen
  • Charakteristika
  • Fachliche Anforderungen
  • Organisation
  • Rechtlich gesehen
  • Datenschutzaspekte, herkömmlich und in der Cloud
  • Dokumentenmanagementsysteme
  • Anwendungsgebiete
  • DMS- und CMS- und ERP-Produkte beurteilen
  • Technische Umsetzung
  • Einführung von Dokumentenmanagementlösungen
  • Zukunft
  • Anwenderberichte

Klaus Götzer, Berthold Maier, Ralf Schmale, Klaus Rehbock und Torsten Komke: „Dokumenten-Management. Informationen im Unternehmen effizient nutzen“. dpunkt 2014. 56,90 EUR (D) / 58,50 EUR (A). ISBN 978-3-86490-054-9 .

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