Für immer aufgeräumt – auch digital
Entspannter arbeiten: Das geht mit Computer, Tablets oder Smartphones – wenn man weiß, wie. Dieses dünne Buch bringt leicht umsetzbare Ideen für den eigenen Arbeitsplatz und für die flüssige Zusammenarbeit auf den Punkt. Es liefert erprobte Schritt-für-Schritt-Anleitungen, nützliche Checklisten, ergänzende Downloads und hilfreiche Videoclips (auf der Website). Es will dabei unterstützen, den Alltag besser zu meistern. Sämtliche Methoden und Best Practices kommen aus der Praxis. Und das merkt man auch. Die kurzen Beschreibungen kommen der Leserin entgegen, die lieber stöbert als von vorn bis hinten alles durchzulesen.
Und mit den Tipps es geht schon zu Beginn wirklich gut los: Man soll nicht auf die 100%-ige Lösung warten oder hoffen, sondern einfach mal mit einer (kleinen) Verbesserung anfangen. 80 % reicht vielleicht ja schon, wer weiß, wer weiß… Auch hier geht wie so oft probieren über studieren. Angenehm aufgefallen ist mir auch, dass die Tipps nicht nur zu verschiedenen konkreten Softwarelösungen gegeben werden, sondern wichtige Prinzipien dargestellt sind, die die Arbeit aufs Wesentliche reduzieren. Zitat: „Vieles lässt sich schon mit Bordmitteln lösen“
Was bei größeren Teams hilft, die Dokumentenflut zu beherrschen? Jede Datei ist genau 1 verantwortlichen Person zugeordnet, die für die Pflege und Aktualisierung zuständig ist. Ich möchte noch ergänzen: Dafür dann noch 1 Stellvertreterin benennen (oder einen Stellvertreter) und dies ebenfalls gut dokumentieren. Da kann dann nicht mehr so viel schief gehen. Ebenfalls besonders hilfreich für Teams ist der Tipp, ein Sichtbuch zu nutzen, mit Inhaltsverzeichnis. Das ist einfach eine Mappe mit Klarsichthüllen, in die die wichtigsten Büroinfos einsortiert werden. Es ersetzt die individuelle Zettelwirtschaft mit internen Telefonnummern, Zuständigkeiten, Dienstleisterkontaktdaten etc. Dazu legt man dann noch einen festen Platz fest. Et voila – Jede/r hat die wichtigsten Daten im direkten Zugriff.
Als Kriterium für gute Ablage nennt das Buch eine einfache Faustregel: Alles Wichtige kann innerhalb von 1 Minute gefunden werden (Antwortzeiten nicht gerechnet, es geht darum zu wissen, wo etwas zu finden ist). Und wie kommt man zu einer brauchbaren Struktur? Die eigene Ablage mit Untergliederung kann man gut mittels Mindmap festlegen. Diese ist dann auch direkt die Übersicht, die die Struktur dokumentiert. Wie praktisch. Geht allein, aber auch in kleineren Teams.
Den Kapitelabschluss bildet immer wieder der Absatz „So gelingt die Umsetzung“, darin finden sich kurze Listen der vorher beschriebenen Tipps. Schön übersichtlich und beim konzentrierten Durcharbeiten auch eine gute Wiederholung.
Was ich überflüssig finde am Buch: Hier und da sind „Werbeeinschübe“ eingestreut. Da hebt der Autor hervor, wie gut er oder seine Methode ist… Geschenkt. Dass das in der Praxis funktioniert, ist auch ohne Werbung glaubhaft.
Das Buch hilft all denjenigen gut, die sich Ratschläge raussuchen, die auf die eigene Situation passen – und diesen dann auch konsequent folgen.
Fazit: Kann ich sehr empfehlen
Themen
- Selbsttest mit Auswertung
- Posteingang ist keine To-do-Liste
- Heimat für die E-Mails
- E-Mails verarbeiten statt nur sichten
- Zettelwirtschaft souverän meistern
- Speicherpfad angeben
- Digitales Adressbuch auch für sonstige Informationen verwenden
- Tipps für Passwörter
- Informationen, die auch für andere wichtig sind
- Benennen von Dateien und Ordnern
- Keine überflüssigen Mehrfachablagen
- Termine finden im Team
- Effizientere Besprechungen
- Protokolle schreiben
- Zuständigkeiten klären und Vertretungsspielregeln definieren
- Mit Links umgehen
- Kabelsalat & Co. meistern
- Desktop sinnvoll gestalten
- Papiernachschub sicherstellen
- Meine IT-Spezialisten von unnötigen Unterbrechungen befreien (sic!)
- Drucken und kopieren kostengünstig
- One-Minute-Lessons zur Bedienung
- Arbeit mit Digitalkameras & Co.
- Wochenplanung und Tagesplanung
- Aufgaben organisieren
- So gelingt die Umsetzung
Jürgen Kurz: „Für immer aufgeräumt – auch digital. So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos“. Gabal 2014. 19,90 EUR (D) / 20,50 EUR (A) . ISBN 978-3-86936-561-9.
Downloads: www.fuer-immer-aufgeraeumt.de, dazu gibt’s noch die Kontaktadresse j.kurz(bei)fuer-immer-aufgeraeumt.de für diejenigen, die direkt in Kontakt treten möchten.
Siehe auch die Rezension „Büroorganisation für Einzelne und Teams“ zu „Für immer aufgeräumt“.
Maria


Das Buch ist guter Ideengeber für Kindergeburtstage, für Spiele beim Familienwandern, für die Pausen in Vor- und Grundschule, gegen Langeweile am Nachmittag – und überhaupt. 100 alte Spiele stellt die Autorin hier vor.
Ein klassisches Lehr- und Übungsbuch, das sich zum Ziel setzt, ein praxisnahes Studium der Modellierung von Geschäftsprozessen zu unterstützen. Die Elemente der Business-Process-Model-Notation werden systematisch vorgestellt. Bereits im ersten Kapitel wird auch das sogenannte „Marken-Konzept“ vorgestellt. Das hilft, um den Kontext zu erfassen, und deswegen hilft es auch beim weiteren tieferen Eintauchen in die Materie. Viele Beispiele veranschaulichen das Prinzip. Das Ziel der Modellierung, wohldefinierte und für alle Prozessbeteiligten klar geregelte Abläufe und Verantwortlichkeiten, wird ebenfalls in seiner Relevanz erklärt. Den Schluss des Buches bildet ein eigenes Kapitel voller Übungsaufgaben und Kontrollfragen (mit Lösungen).
Acitiviti ist ein Prozessengine-Framework für BPMN 2.0, und zwar Open Source. Es stellt eine Umgebung zur Verfügung, in der man Geschäftsprozesse (und natürlich auch entsprechende technische Prozesse) modellieren und laufen lassen kann. Das Activiti-Projekt ist im Zusammenspiel mit Alfresco entstanden. Es bietet verschiedene Tools an, die teilweise über die reine BPMN-Funktionalität hinausgehen, z. B. eine eigene Perspektive für Business-Analyst*innen, ein Eclipse-Plugin für Entwickler*innen und eine Oberfläche fürs Managen der Prozesse. Der Autor ist selbst Core-Entwickler von Activiti, was für Fachkompetenz hinter den beschriebenen Inhalten sorgt.


Wer wünscht sich einen freien Schreibtisch und mehr Ordnung im Büro? Viele! Ich auch.

Ein bisschen sehen sie ja aus wie Außerirdische. Aber es sind garantiert keine, denn hier gibt es nur nasse Hunde. Das Format ist schön quadratisch und groß. Für die Zielgruppe passend: Kinder, und zwar eher etwas kleinere.
Wochenende? Besuch hat sich angekündigt? Oder der Hunger auf Süßes macht sich bemerkbar? Aber keine Lust auf richtig Arbeit? Dann ist dieses Buch vielleicht die Lösung, wenn man nicht gleich zur nächsten Bäckerei stiefeln möchte. Jede Menge Rezepte mit wenigen Zutaten und mit Teig, der leicht gelingt. Quasi mit Erfolgsgarantie und schnell erreichtem Backvergnügen.



